Zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem stały się narzędziem do skutecznego prowadzenia biznesu. Jednocześnie firmy intensywnie poszukują oszczędności, zwłaszcza w obszarach niezwiązanych z ich główną działalnością. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak: outsourcing, serwis maintenance czy wsparcie aplikacyjne mogą znacznie ograniczyć koszty utrzymania systemu, a tym samym poszerzyć swoje kompetencje.
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) pozwalają na zarządzanie niemal wszystkimi działami przedsiębiorstwa: od kadr i płac, poprzez stany magazynowe, aż po transport i logistykę. Jednocześnie wymagają prawidłowego utrzymania i serwisowania. Dostawcy oprogramowania produkowanego np. przez SAP (pioniera oprogramowania ERP) oferują swoim klientom szereg rozwiązań pomagających zapewnić ciągłość pracy systemu i niezbędną bazę wiedzy. Do najczęściej wykorzystywanych zalicza się maintenance i serwis aplikacyjny.
Kolejnym narzędziem jest outsourcing: korzystanie z zewnętrznych zasobów podwykonawców. W dobie spowolnienia gospodarczego i poszukiwania oszczędności firmy nie są zmuszone do utrzymywania kosztownej infrastruktury, aby móc w pełni korzystać w narzędzi optymalizujących procesy sprzedażowe. Utrzymując oprogramowanie na serwerach zewnętrznego dostawcy znacznie ograniczają koszt korzystania z systemu.
Popularność powyższych rozwiązań: maintenance, serwisu aplikacyjnego czy outsourcingu jest także naturalną wypadkową szybkiego postępu technologicznego i wysokiej specjalizacji poszczególnych podwykonawców. Znacznie bardziej opłacalne jest korzystanie z usług partnera serwisowego czy też zlecanie utrzymania systemu na zewnątrz, niż inwestowanie w kosztowną infrastrukturę i zatrudnianie specjalistów.
SAP Maintenance: nie tylko aktualizacje
– Z naszych obserwacji wynika, że większość firm postrzega SAP Maintenance jedynie jako koszt dostępu do aktualizacji, do którego uiszczania są zobowiązani wszyscy użytkownicy systemów SAP. Za tym pojęciem kryje się jednak dużo więcej – mówi Michał Guzek, Członek Zarządu w Hicron, dostawcy systemów IT. – Maintenance to także nieograniczony dostęp do wiedzy i wsparcia fachowców. Klienci mają między innymi możliwość korzystania ze szkoleń i konsultacji oraz raportów z efektywności systemu.
W ramach SAP Maintenance producent zapewnia klientom asystę techniczną i stały dostęp do aktualizacji systemu. Firmom oferuje się dwa poziomy wsparcia: podstawowy (Standard Support) oraz rozszerzony (Enterprise Support). Poziom Standard Support jest tańszy, jednak firmy którym zależy na nieprzerwanym wsparciu 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu wybierają poziom Enterprise. Podobnie jak te, które chcą mieć gwarancję jakości wsparcia i zdefiniowane czasy reakcji na każdy zgłaszany problem. Ponadto w ramach kontraktu SAP Enterprise Support firmy uzyskują dostęp do m.in. Akademii Wsparcia (Support Academy), w której znajdują się szkolenia teoretyczne, sesje z ekspertami oraz treningi praktyczne prowadzone pod opieką trenera online.
– Większość szkoleń dotyczy warstwy technicznej systemu i są kierowane do administratorów IT i kierowników projektów SAP. Jednak na wiedzy działu IT korzysta cała firma: system działa sprawniej i szybciej, zaś ilość pojawiających błędów zostaje zredukowana – wskazuje Michał Guzek, Członek Zarządu w Hicron.
Serwis aplikacyjny
Systemy IT, ze względu na swoją złożoność i znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy, wymagają stałego wsparcia serwisowego. Podstawową zaletą usługi wsparcia aplikacyjnego jest możliwość uzyskania doraźnej pomocy w przypadku wystąpienia problemu w obsłudze systemu. Koszty eksploatacji są możliwe do zaplanowania z góry – usługa jest świadczona wg stałej umowy, o ściśle zdefiniowanym zakresie i za stałą opłatą.
– Dla biznesu istotna jest kontrola wydatków. Korzystając ze stałego wsparcia, odbiorca może liczyć na pomoc zespołu konsultantów w czasie ustalonym w umowie, nie ponosząc jednocześnie dodatkowych kosztów związanych np. z inwestowaniem w niszowe kompetencje IT. Oszczędności w skali roku mogą sięgać nawet 20 procent – mówi Agnieszka Werbińska, Service Manager w Hicron.
W ramach usługi serwisu aplikacyjnego firmy otrzymują więcej niż wsparcie w bieżącej obsłudze systemu. Często podczas obsługi partnerzy serwisowi transferują wiedzę zarówno w zakresie w zakresie problematyki zgłaszanej w zleceniach, jak i Best Practices w obszarach systemu SAP. Pomaga to firmom w optymalizacji procesów biznesowych.
Outsourcing = oszczędności
Przy poszukiwaniu oszczędności kluczowym działaniem może być outsourcing. Wyspecjalizowane centra outsourcingowe oddają do dyspozycji firm platformę umożliwiającą uruchomienie, utrzymanie w ruchu i stałe monitorowanie systemu SAP. Korzystając z oferty centrum outsourcingowego firmy redukują wydatki w związane z m.in inwestycją w drogi sprzęt czy też zatrudnieniem wykwalifikowanych specjalistów.
– Budowa własnej serwerowni, potrzebnej do utrzymania platformy SAP to koszt ok. 630 tysięcy złotych, zaś miesięczny wydatek na jej utrzymanie to niemal 30 tysięcy. Przy korzystaniu z outsourcingu, można zniwelować koszty do przeciętnie 7-8 tysięcy złotych miesięcznie – mówi Robert Stiller, Dyrektor Sprzedaży w Hicron.
Dodatkowo utrzymanie systemu na zewnętrznych serwerach podnosi jego stabilność: podwykonawcy stale czuwają nad ciągłością pracy. Jednocześnie umowy o outsourcing zapewniają określone czasy reakcji na usterki oraz nieprzerwane działanie systemu.
Webinarium: wiedza online
Dostęp do know-how jest cenny nie tylko dla użytkowników systemu SAP ERP, lecz także dla podmiotów, które zamierzają dokonać takiego wdrożenia.
12 września 2013 roku Hicron organizuje drugą edycję webinarium: konferencji online, podczas której można dowiedzieć się więcej na temat usług serwisowych dostarczanych przez partnerów SAP związanych utrzymaniem systemu.
– W tym roku postaramy się odpowiedzieć na pytanie jak obniżyć koszty utrzymania i rozwoju systemu SAP - mówi Robert Stiller, jeden z prelegentów webinarium. – Udział w E-Spotkaniu Hicron jest bezpłatny i kierowany nie tylko do specjalistów IT, lecz do wszystkich ludzi biznesu zainteresowanych rozwojem poszczególnych obszarów kompetencji, w którym oprogramowanie SAP może okazać się pomocne – dodaje.
